Mijn Reis

Mijn naam is Emiel van Est Toyota Kata ambassadeur in Nederland, verbeter geek, teacher, pionier, onderzoeker. Ik wil je graag mijn verhaal vertellen over de weg die ik tot nu toe heb afgelegd en over de bestemming die ik voor ogen heb.  Laat ik beginnen met de bestemming.

 

De bestemming

“When I was 5 years old, my mother always told me that happiness was the key to life. When I went to school, they asked me what I wanted to be when I grew up. I wrote down ‘happy’. They told me I didn’t understand the assignment, and I told them they didn’t understand life.”

― John Lennon

“The very purpose of our life is to seek happiness.”

– Dalai Lama XIV

De gedroomde bestemming is geluk voor iedereen.

Mijn bijdrage

Hoe kan ik daar een bijdrage aan leveren? Hoe kan ik mijn talenten inzetten? Wat zijn mijn talenten eigenlijk? Vragen die nog niet zo makkelijk te beantwoorden zijn.

Wat ik heb ontdekt is dat veel mensen helemaal niet zo gelukkig zijn met hun werk. Als je op je werk niet gelukkig bent dan heeft dat een flinke impact, werk maakt immers een groot en belangrijk deel uit van ons leven. Wat ik ook heb ontdekt is dat ik oog heb voor verbeteren. Al vele jaren help ik organisaties met verbeteren. Ik heb de gloed in de ogen gezien van mensen die op hun werk iets voor elkaar hebben gekregen wat daarvoor niet kon; mensen die trots waren op hun werk. Dat gevoel wil ik zoveel mogelijk mensen brengen.

Iedereen trots op zijn werk!

Wat is daar voor nodig? Eén van de ingredienten is een betekenisvolle bijdrage leveren. Een ander ingredient is persoonlijke groei. Op zoek dus naar betekenisvolle uitdagingen!

Hoe het begon

Waar begint iets? Een markant punt was 1997. Toen heb ik ontdekt dat ik een talent heb om processen te verbeteren. We kregen van Hewlett Packard de uitdaging om meer printers te produceren met hun productielijnen. De vraag was op dat moment zo groot dat ze deze niet aankonden en daardoor marktaandeel dreigden te verliezen.

Toen we in november 97 begonnen werden er per lijn 200-250 printers per shift geproduceerd. Ik kreeg 1 van die lijnen toegewezen om samen met de mensen op die lijn te kijken hoe er meer geproduceerd kon worden. Ergens in december kreeg ik een idee om het werk anders te organiseren. Mijn hypothese was dat we dan 100 printers per uur zouden kunnen maken. ’s Ochtends mijn idee gepresenteerd en ’s middags de opdracht op zak: ga het maar proberen.

Midden januari het experiment uitgevoerd: 812 printers in 1 shift! Een wereld record, volgens de ontwerpers van de lijn technisch onmogelijk en de reactie van medewerkers “eindelijk een dag lekker gewerkt”.  Van dat soort dagen wilde ik er meer!

Thema 1998-2003: Ontdekken van Lean

In het begin was ik gewoon bezig met het verbeteren van processen en het ontwerpen van nieuwe processen. Ik had geen idee dat het een naam had en dat er al tig boeken over geschreven waren. Toen ik dat eenmaal wist heb ik maar eens een leesbudget aangevraagd.

In deze periode ben ik ook begonnen met het geven van Lean trainingen. Collega’s hadden de eerste training eind 1998 ontwikkeld en daar ben ik toen in gaan deelnemen. Wat later ook actief aan de slag gegaan met het verder ontwikkelen van deze trainingen, onder andere voor Scania. Deze Scania specifieke training ook vaak gegeven aan medewerkers van Scania.

Een vraag die ons aan het eind van deze periode bezig hield was wat nou de beste manier is om Lean te introduceren. Twee gedachten vochten daarbij om voorrang:

• Iedere organisatie is uniek.
• Veel organisaties hebben vergelijkbare problemen.

Thema 2003-2007: Lean kan anders

In 2003 ben ik veranderd van werkgever. Eén van de eerste dingen die ik daar heb opgepakt was het ontwikkelen van een nieuwe training. Tot dan toe waren de trainingen die we gaven redelijk traditioneel met uitleg over de 7 verspillingen; over het creëeren van flow, etc. Dat beviel eigenlijk niet zo goed. Waarom moeten we mensen vertellen over verspilling? Krijgen ze niet echt energie van…

We hebben toen, bij mijn weten de eerste, lean training ontwikkeld waarbij we niets vertellen over verspilling; niets vertellen over tools. Dat was in 2003!

We gaven alleen maar richting; een uitdaging. De deelnemers gingen dan zelf aan de slag om tot oplossingen te komen. Dat gaf pas enthousiasme!

Deze training is heel succesvol gebleken; is door meerdere organisaties overgenomen en wordt nog steeds gebruikt. Voor veel organisaties was dit de eerste stap die ze samen met ons zetten op weg naar Leane processen.

Thema 2007-2010: Een eigen weg zoeken

In 2007 heb ik mij gevestigd als zelfstandig ondernemer. Dat was nog niet zo makkelijk. Ik heb altijd met veiligheidsschoenen aan op de werkvloer gewerkt en nu moest ik ook zoiets als marketing en sales op gaan pakken.

Wat ook niet makkelijk was, was het groeiende besef dat ik iets niet goed deed. Al die jaren leuke projecten gedaan waarbij we meestal ook hele mooie resultaten wisten te behalen. Maar ja, als extern consultant komt er een dag en dan rond je je opdracht af. En wat gebeurt er daarna?

Bedoeling is natuurlijk dat organisaties daarna zelf hun weg van continu verbeteren oppakken en keer op keer mooie resultaten weten te halen. Wat ik echter vaak zag was dat het tempo van verbeteren vertraagde of erger; dat het resultaat dat geboekt was langzaam verviel in oude gewoontes. Dat kan niet de bedoeling zijn!

Thema 2010: Ontdekken van de weg vooruit

Toen ik in 2010 op Amazon een boek bestelde kon ik niet vermoeden welke impact deze actie zou hebben. Ik heb de afgelopen jaren veel over Lean en aanverwante zaken gelezen maar Toyota Kata van Mike Rother is een boek van een andere orde.

Het gaf antwoord op vragen waar ik al langer mee liep; het gaf woorden aan onbenoemde indrukken en moedigde aan waar ik al van gebaande wegen was afgeweken. Voor mij was het duidelijk, hier moest ik wat mee gaan doen!

In dit jaar ook contact gekregen met Mike. Wat later in dat jaar heb ik de fractale weergave van de verbeter-kata bedacht., iets wat Mike prompt opnam in het verbeter-kata handboek. Ik heb hier ook het logo van mijn bedrijf op gebaseerd. Hoe meer ik over kata leer hoe meer ik het fractale karakter zie. Ik heb toen ook de naam van mijn bedrijf veranderd. Ik wilde niet meer de consultant zijn die verbetert maar de teacher die je leert verbeteren.

Thema 2011: Leren van de meester

In mei 2011 heb ik Mike Rother voor het eerst ontmoet. Ik heb toen, als eerste Nederlander, deelgenomen aan een driedaagse in-company Toyota Kata  training in Dortmund waarvoor Mike mij had uitgenodigd. In die tijd kennis gemaakt met mensen in Duitsland die al een aantal jaren met kata bezig waren.

Ook een paar keer met Mike meegeweest naar een bedrijf waar hij onderzoek had gedaan voor het boek. We gingen daar heen om ze verder te helpen bij het zetten van de volgende stappen. Daar kwam toen al het thema naar boven hoe je de verbeter-kata op meerdere niveaus in de organisatie kunt toepassen. Daarover later meer.

Een ander memorabel moment was Mike Rothers bezoek aan Nederland in november 2011. We hebben toen het eerste Nederlandse Toyota Kata seminar georganiseerd en een tweedaagse workshop waar we onder zijn begeleiding konden oefenen met de verbeter-kata en de coaching-kata. Voor velen een eerste en inspirerende kennismaking.

Thema 2012: Zelf doen

Mike heeft maar 1 keer een Toyota Kata training gegeven in Nederland. De volgende zou ik moeten gaan doen; ik had nog wel wat te leren!

Het driedaagse trainingsformat dat tot dan toe gebruikt werd had wat obstakels. Ik wilde een training hebben die ik in een koffer overal mee naar toe kon nemen. Dat bleek nog niet zo eenvoudig.

De eerste pogingen die ik deed was de training die ik sinds 2003 had gebruikt om te vormen naar een kata training. Dit heb ik onder andere op Hogeschool Wittenborg getest met studenten. Dat was niet het succes waarop ik gehoopt had.

Later dat jaar koppelde Mike mij aan Bill Costantino. Hij was in de VS een training aan het ontwikkelen. Hiernaast zie je één van Bills eerste experimenten.

In mei kwam Bill naar Berlijn met een nieuw concept. Ik ben toen, net als half Kata-Duitsland, naar Berlijn gegaan om aan zijn experiment deel te nemen.

Wat Bill had bedacht was een domino challenge. Dat werkte zo goed en was zo simpel dat het duidelijk was dat we hier verder mee moesten.

In Berlijn waren ook een aantal mensen van de  Technische Universiteit Dortmund. Met hen meteen afgesproken om samen verder te experimenteren om ons dit trainingsformat eigen te maken. Met tientallen studenten hebben we hieraan gewerkt. Eind 2012 waren we zo ver: we hadden een product om de markt mee op te gaan.

2013 Thema 1: Nederlandse vertaling Toyota Kata

In 2011 ben ik begonnen het Verbeter-kata Handboek in het Nederlands te vertalen. Ik heb geleerd dat dat best lastig is…. Een heel boek in het Nederlands vertalen; dat durfde ik dan ook niet aan. Vandaar dat ik de hulp van Marleen Masselink heb ingeroepen.

In de zomer van 2013 zijn Marleen en ik druk geweest om het boek in het Nederlands te vertalen. Ik had eerder dat jaar de vertaalrechten gekocht en ben dan ook dankbaar voor het vertrouwen dat McGraw-Hill mij heeft gegeven om het boek in het Nederlands uit te geven. Ik had er opeens de bedrijfsactiviteit uitgeven bij!

2013 Thema 2: Verbeter-kata toepassen op meerdere niveaus

In 2013 had ik via Bill Costantino een opdracht in Ierland bij een farmaceutisch bedrijf en daar had ik een probleem: ik kon met de tot dan toe gevolgde aanpak niet uit de voeten. Wat we tot dan toe deden was in een organisatie op zoek gaan naar kort-cyclische processen om daar de verbeter-kata en de coaching-kata mee te oefenen. Waarom daar? Omdat je met kort-cyclische processen sneller kunt leren.

In Ierland ging dat niet omdat de kort-cyclische processen zich in steriele ruimtes afspeelden die (1) niet toegankelijk waren zonder maanden training en (2) niet zomaar gewijzigd konden worden omdat ze allemaal tot in detail beschreven zijn in allerlei protocollen. Toch aan mij de taak om deze groep mensen wegwijs te maken in het gebruik van Toyota Kata.

Gelukkig is de verbeter-kata inhoud-vrij dus het zou ook met de grote management issues moeten kunnen. We zijn toen begonnen met het maken van een storyboard voor de uitdaging waar deze organisatie de komende 18 maanden mee bezig zou zijn. Maar hoe zouden we dan kleine experimenten gaan doen naar een doeltoestand 2 weken in de toekomst?

Op 31 juni midden in de nacht had ik een idee hoe dat aan te pakken. Dit is het model dat hieruit is ontstaan. Idee is dat je door een doeltoestand op een hoger niveau te maken richting kunt geven aan een niveau eronder. Hoe werkt de laatste stap dan; het PDCA gedeelte?

Wat je doet is een uitdaging definieren voor iemand die op het volgende niveau werkt welke in lijn is met de doeltoestand die je op een een hoger niveau wilt bereiken. Richting geven is dus de stap die je zet; dat is het experiment (PDCA) op het hoge niveau. De hypothese die je dan stelt is dat als je met deze verbeteraar aan deze uitdaging gaat werken dat je die uitdaging op een bepaalde datum gerealiseerd zult hebben. Je maakt daarbij dus een inschatting  hoe ver je met iemand kunt komen als je die persoon intensief gaat begeleiden richting die gestelde uitdaging.

Daar zijn we toen mee aan de slag gegaan en hebben zo de eerste storyborden afgeleid van het master storyboard. Hiermee werd dus ook duidelijk dat de verbeter-kata en hoshin kanri heel goed samen kunnen gaan.

In november 2013 was Mike Rother weer in Nederland voor een Lean Event. Daags na het event was er nog  een besloten bijeenkomst georganiseerd waar ik dit model voor het eerst heb gepresenteerd. Mike is daar toen verder mee aan de slag gegaan en heeft het op meerdere plekken in het verbeter-kata handboek opgenomen. In februari 2015 zag ik een video waarin Jeff Liker het model bespreekt, how cool is that?!

Thema 2014: Doeltoestanden

Toestanden beschrijven is voor velen een worsteling. Ik had de ambitie om dat beter neer te kunnen zetten. Ik had ook gemerkt dat zonder een goed opgebouwde doeltoestand de coaching cycli en de PDCA-cycli niet zo effectief zijn. Vandaar de focus hierop.

Een eerste stap was het bijwonen van een training die Brandon Brown in Duitsland gaf. Hij had een training gemaakt waarmee veel meer over doeltoestanden uitgelegd kon worden. Dat smaakte naar meer. Ik heb het materiaal aangeschaft en samen met Brandon zijn we onze EU tour gaan voorbereiden.

Onze eerste stop was Scania in Zweden voor een tweedaagse training. Daarna nog een open training van een dag, ook in Zweden en toen door naar de eerste European Lean Educator Conference in Stuttgart. Tot slot nog twee trainingen in Nederland en België.

Wat hebben we geleerd van deze serie? Dat er veel mensen uit niet-productie omgevingen op af kwamen waarbij het materiaal dat we uit het handboek gebruikten niet zo goed aanslaat. We hadden nog iets anders nodig.

Op zich zou dat geen probleem hoeven zijn, immers de verbeter-kata is inhoudvrij. Kunnen we dan inhoud-vrije richtlijnen geven om toestanden te beschrijven? Daar ben ik de laatste maanden van 2014 en de eerste maanden van 2015 mee bezig geweest. Dat heeft tot nu toe geleid tot een aantal richtlijnen voor het opbouwen van een Storyboard (ook bruikbaar voor een A3) waar ik goede feedback op krijg.

Thema 2015: Management en Leiderschap

Er wordt de laatste tijd steeds meer geschreven over redenen waarom Lean initiatieven falen. Hoe zou dat toch komen? En wat staat er steevast bovenaan?

• Gebrek aan support van het hoger management.
• Niet koppelen van de verbeter-initiatieven aan strategische doelen.

(Zou dat laatste het eerste verklaren?)

Uitdaging is om met de top 4% van de organisatie de verbeter-kata en de coaching-kata te oefenen. Zij zijn de mensen die het meeste moeten leren en zij zijn de mensen die de grootste hefboom kunnen creëren met hetgeen ze leren. Plan is om dat te oefenen op de Gemba van het hoger management: het doorvertalen van de strategie in gefocuste richting voor de rest van de organisatie. Wordt vervolgd…