Het korte antwoord op deze vraag: het is de titel van een boek geschreven door Mike Rother. Het is een boek dat je kijk op management, Lean en continu verbeteren zal veranderen!
Aanleiding
Zo rond de eeuwwisseling begon er iets op te vallen. Wereldwijd was men al vele jaren bezig met het bestuderen van Toyota en het implementeren van Lean zoals we de technieken van Toyota zijn gaan noemen. Dat bleek echter nog niet zo eenvoudig.
We hebben al die Lean technieken naar onze organisaties gebracht. Door het toepassen van deze technieken hebben we veelal prachtige verbeteringen gezien maar er bleef toch iets knagen. Bij de meeste organisaties stagneren na verloop van tijd de verbeteringen. Het is net of er een soort plateau in performance bereikt wordt waarna we niet veel verder meer komen.
Maar dat is niet wat we bij Toyota zien. Toyota blijft gestaag door-verbeteren en innoveren. Hoe krijgen ze dat keer op keer weer voor elkaar? Dat werd rond de eeuwwisseling toch wel een prangende vraag. Er was blijkbaar meer aan de hand dan de Lean technieken die we aan het implementeren zijn. We misten nog iets en dat had naar alle waarschijnlijkheid iets te maken met de manier waarop Toyota managers leiding geven.
In 2004 is Mike Rother met een onderzoek begonnen om te achterhalen wat nou die onzichtbare managementroutines van Toyota zijn. Waar hij na 6 jaar onderzoek op uitkwam zijn een tweetal routines die overal in het denken en handelen van managers bij Toyota zijn terug te vinden. Deze routines heeft hij de verbeter-kata en de coaching kata genoemd.
Een systeem voor managers
De verbeter-kata en de coaching kata vormen samen een management systeem dat managers in staat stelt om concreet invulling te geven aan “de lerende organisatie” en aan “dienend leiderschap’.
Met Toyota Kata kun je teams op één lijn krijgen door duidelijk richting te geven. Die richting heeft meestal de vorm van een uitdaging. De precieze invulling van die uitdaging staat dan nog open. Dat is iets wat medewerkers zelf gaan invullen door gebruik te maken van de verbeter-kata onder begeleiding van de manager.
De manager gebruikt voor die begeleiding de coaching kata wat een manier van interactie modelleert waarbij de manager geen oplossingen geeft maar wel invloed blijft uitoefenen. Die invloed bestaat vooral uit het in het oog houden van het hoger doel; het onderwijzen van de verbeter-kata en eventueel het wegnemen van obstakels die buiten de invloedssfeer van de medewerker liggen. Op deze manier wordt je als organisatie steeds beter in het bereiken van strategische doelen en uitdagingen.
De Verbeter-kata
De verbeter-kata is een simpel model bestaande uit vier stappen.
Hier vind je een gedetailleerde beschrijving van de verbeter-kata en het verschil met de meer gangbare manier van werken.
De Coaching Kata
Om steeds beter te worden in verbeteren moet je, net als in de sport en de muziek, oefenen onder periodieke observatie en begeleiding van een ervaren coach. Zonder coaching raken we van het pad; oefenen we niet het goede patroon of we oefenen niet effectief.
De Coaching Kata is een set vragen die helpt om het denk patroon van de verbeter-kata te onderwijzen. In iedere coaching cyclus worden de Vijf Coaching Kata Vragen door de coach gesteld aan de verbeteraar. De verbeteraar gebruik zijn of haar storyboard (vergelijkbaar met een A3) om deze vragen te beantwoorden.
Coaching cycli worden op regelmatig geplande tijden gedaan. Streven daarbij is om dat dagelijks te doen of vaker indien nodig. Deze hoge frequentie is mogelijk omdat deze gesprekken, door de duidelijke structuur en de voorbereiding door de verbeteraar kort zijn: ze duren 10 tot 15 minuten, soms zelfs maar een paar minuten.
Vijf Coaching Kata Vragen
Er zijn meerdere varianten van De Vijf Vragen. Dit zijn de vijf vragen waar het allemaal mee begon:
Dit zijn generieke vragen die je in vrijwel elke situatie kunt gebruiken.
Deze vijf vragen hebben een evolutie doorgemaakt. Voor specifieke kata coaching zijn de vragen anders geformuleer en er zijn vragen bijgekomen om meer diepgang in de coaching te brengen.
Een meer uitgebreide variant kun je hier gratis downloaden.
Toyota Kata en Strategy Deployment
Toyota Kata en Strategy Deployment, ook wel Policy Deployment of Hoshin Kanri genoemd, is een gouden combinatie!
Strategy Deploment beoogt het aanbrengen van focus in de verbeteractiviteiten van de hele organisatie. Hiermee wordt de kans dat de verbeterinspanning van velen onder aan de streep ook daadwerkelijk iets betekenisvols oplevert zo groot mogelijk gemaakt.
Mike Rother schreef hier samen met Gerd Aulinger het boek Toyota Kata Cultuur over.
Keep it simple
Policy deployment wordt vaak ingewikkeld gemaakt met een X-matrix om de beoogde focus aan te brengen. Wij hebben een eenvoudige methode ontwikkeld gebaseerd op Toyota Kata. Wij noemen het een “keten van verhalen”.
Centraal in deze methode staat het maken van storyboards. Een storyboard is vergelijkbaar met een A3 maar makkelijker te leren en makkelijker te gebruiken. (Als je al A3-s hebt gemaakt is dat overigens een prima startpunt.)
Op ieder niveau in de organisatie worden deze storyboards gebruikt waardoor een “gezamenlijke taal” ontstaat zodat je elkaar sneller begrijpt. Kunst daarbij is om deze storyboards op een logische manier met elkaar te verbinden zodat de onderwerpen waar de teams mee aan de slag gaan aan het eind van de rit optellen naar iets betekenisvols voor de strategie van de organisatie.
Het strategische verhaal van de top floor moet je afpellen naar de shop floor en de verhalen van de shop floor moeten “oppellen” naar het strategische verhaal. (Soms verzinnen we inderdaad een nieuwe woord…)
In de Masterclass Kata Coaching en de Tweedaagse Introductie Toyota Kata vertellen we hier meer over.