Wat is Toyota Kata?

Het korte antwoord op deze vraag: het is de titel van een boek geschreven door Mike Rother. Het is een boek dat je kijk op management, lean en continu verbeteren zal veranderen!

Aanleiding

Zo rond de eeuwwisseling begon er iets op te vallen.
Wereldwijd was men al vele jaren bezig met het bestuderen van Toyota en het implementeren van Lean zoals we de technieken van Toyota zijn gaan noemen. Dat bleek echter nog niet zo eenvoudig.

We hebben al die Lean technieken naar onze organisaties gebracht. Door het toepassen van deze technieken hebben we veelal prachtige verbeteringen gezien maar er bleef toch iets knagen. Bij de meeste organisaties stagneren na verloop van tijd de verbeteringen. Het is net of er een soort plateau in performance bereikt wordt waarna we niet veel verder meer komen.

Maar dat is niet wat we bij Toyota zien. Toyota blijft gestaag doorverbeteren en innoveren. Een recente innovatie die Toyota op de markt gaat brengen is de Mirai. een waterstof auto. Hoe krijgen ze dat keer op keer weer voor elkaar? Dat werd rond de eeuwwisseling toch wel een prangende vraag. Er was blijkbaar meer aan de hand dan de Lean technieken die we aan het implementeren zijn. We misten nog iets en dat had naar alle waarschijnlijkheid iets te maken met de manier waarop Toyota managet.

In 2004 is Mike Rother met een onderzoek begonnen om te achterhalen wat nou die onzichtbare managementroutines van Toyota zijn. Waar hij na 6 jaar onderzoek op uitkwam zijn een tweetal routines die overal in het denken en handelen van managers bij Toyota zijn terug te vinden. Deze routines heeft hij de verbeter-kata en de coaching kata genoemd.

Handelingsperspectief voor managers

De verbeter-kata en de coaching kata vormen samen een management systeem dat managers in staat stelt om concreet invulling te geven aan “de lerende organisatie” en aan “dienend leiderschap’. Het biedt een oplossing voor het dilemma waar management al een hele tijd mee worstelt: de keuze tussen “command & control”, mensen vertellen wat ze wanneer moeten doen, en “laissez faire management”, mensen zelf laten bepalen wat ze wanneer moeten doen. Beide stijlen hebben hun voors en tegens zullen we maar zeggen.

Met Toyota Kata kun je teams op één lijn krijgen door duidelijk richting te geven. Die richting heeft meestal de vorm van een uitdaging. De precieze invulling van die uitdaging staat dan nog open. Dat is iets wat medewerkers zelf gaan invullen door gebruik te maken van de verbeter-kata onder begeleiding van de manager. De manager gebruikt voor die begeleiding de coaching kata wat een manier van interactie modelleert waarbij de manager geen oplossingen geeft maar wel invloed blijft uitoefenen. Die invloed bestaat vooral uit het in het oog houden van het hoger doel; het onderwijzen van de verbeter-kata en eventueel het wegnemen van obstakels die buiten de invloedssfeer van de medewerker liggen. Op deze manier wordt je als organisatie steeds beter in het bereiken van strategische doelen en uitdagingen.

Oplossingen zelf leveren geen duurzaam concurrentievoordeel en vooruitgang. Dat krijg je pas wanneer de mensen waaraan je leiding geeft het denken beheersen om oplossingen te ontwikkelen en uitdagingen aan te gaan over onzekere paden. Continu verbeteren, aanpassen en innovatie is een creatief proces dat jij als manager kunt onderwijzen.